La capacidad de delegar trae muchos más beneficios que problemas a los equipos de trabajo. Cómo poner en práctica y activar uno de los procesos más efectivos a la hora de trabajar en grupo.
Saber delegar es una habilidad importante en los ámbitos de trabajo porque ayuda a aumentar la productividad sin sobrepasar límites físicos. Por otro lado, según un estudio realizado por Gallup en Estados Unidos, el talento para delegar puede incluso mejorar los niveles de facturación. La investigación encontró que los líderes con una capacidad alta para delegar generaron un 33% más de ingresos anuales que aquellos con niveles bajos o limitados.
Cualquiera puede mejorar la efectividad de su trabajo siguiendo reglas simples para delegar tareas, pero no todo el mundo lo elige o lo hace de manera eficiente. “Llevar adelante la delegación parece un proceso fácil pero no siempre lo es. Requiere de un involucramiento y compromiso importante tanto del líder así como también, de la persona a quien delegamos”, explica en diálogo con POST, Lorena Marino, Ceo y Founder de Crear Valor Juntos.
Las ventajas de poder delegar tareas son múltiples: mejora la gestión del tiempo, aumenta la productividad y competitividad en el equipo de trabajo, estimula la confianza, promueve la empatía y la escucha activa, mejora el clima laboral, empodera a los colaboradores y genera motivación para el trabajo en equipo. “Puntualmente para los líderes, las ventajas de delegar van desde la capacidad de desarrollar a otras personas hasta tener mayor poder abarcativo, pasando por una vida más equilibrada”, le cuenta a POST Marcelo Panullo, mentor y coach ejecutivo.
Sin embargo, expone Marino, suelen surgir conflictos a la hora de delegar. “Puede ocurrir que no se alcance el resultado esperado porque el objetivo no es preciso, que la persona a quien delegamos no tenga el nivel de compromiso que esperamos o que la calidad del producto final no es la que se requiere”.
Una dificultad común
Son varias las causas que suelen impedir que un líder delegue sus tareas, pero hay un factor que se repite en la mayoría de los casos: la dificultad de ceder el control. “Hay líderes que quieren controlar absolutamente todo y les cuesta ceder la responsabilidad o la ejecución de tareas a otra persona facultada para hacerlo”, sostiene Marino.
Delegar significa, en un punto, no controlar todos los aspectos de una determinada situación o tarea. También supone que otro haga las cosas, a su manera, que puede ser distinta a la inicialmente ideada. “Cada persona tiene su estilo de hacer las cosas y que se hagan las tareas de manera diferente a la nuestra, no quiere decir que no se hagan bien. A veces nos podemos sorprender en este aspecto”, asume la experta.
La segunda dificultad más frecuente a la hora de delegar, según Panullo, es la inseguridad personal. La inseguridad no es más que falta de confianza, tanto en uno mismo como en los demás. Los líderes pueden sentir que la otra persona no está lo suficientemente capacitada para realizar determinada tarea o, incluso, sentirse evaluados a la hora de exponer la manera en que realizan su trabajo. “Aunque el miedo a perder poder es frecuente, delegando uno no pierde su autoridad ni responsabilidad como líder. Al contrario, es clave su rol y acompañamiento en todo el proceso”, aporta Marino.
Por último, delegar supone invertir en tiempo de enseñanza y formación de otras personas y compartir con ellos conocimientos, objetivos, detalles así como hacer seguimientos. “Muchas veces los líderes se excusan en la frase “no tengo tiempo para formar a nadie, prefiero hacerlo yo que lo hago más rápido”, agrega.
Poder sortear los obstáculos que impiden delegar es importante porque los beneficios que aporta son enormes tanto a nivel personal como de equipo. “El proceso de autoconocimiento de los líderes es una de las principales claves. Conocer sus capacidades y sus limitaciones es un componente importante en el liderazgo. El poder decir “no se” en algunos momentos lo vuelve más fuerte”, sostiene Panullo.
Cómo delegar paso a paso
La capacidad de delegar tareas con criterio, responsabilidad y de manera correcta puede adquirirse siguiendo algunos consejos. Para ejercitar este talento es importante enfocarse en algunas simples preguntas que ordenen las decisiones: qué es lo que se va a delegar, a quién, cómo y cuándo o por cuánto tiempo.
“Antes de comenzar es importante como líder tener en claro qué tareas o responsabilidades se pueden delegar en otros y cuáles no. No todo es delegable y no todos están en la posibilidad de recibir ciertas tareas”, explica Panullo.
- Qué se delega: para delegar de manera exitosa es necesario ser claros y concisos respecto a los objetivos, tanto de quien delega como de la persona a la que se delega determinada tarea. “Al delegar es importante explicarle a la persona las tareas, los objetivos y los resultados que se esperan”, explica Marino.
- A quién: este aspecto tiene que ver con el reconocimiento y la valoración que se hace de la persona designada. “Es clave identificar quien es la persona dentro del equipo que reúne las mejores competencias y habilidades para realizar esa tarea así como también, considerar su actitud para asumir esa responsabilidad”, sostiene la consultora.
- Cómo: para garantizar el funcionamiento de este factor es indispensable el seguimiento por parte del líder. “Una vez que delegamos es importante hacer los seguimientos con los deadline correspondientes y asegurarse de que ante cualquier duda o inquietud siempre está abierto el espacio de consulta”, agrega.
- Por cuánto tiempo: para que la delegación resulte exitosa es fundamental contar con procesos claros y con herramientas de monitoreo que reflejen parámetros representativos, medibles y accionables, y que permitan el control por objetivos, y no por tareas.
Demorar la ejecución de tareas o sufrir la sobrecarga de trabajo puede ser, muchas veces, el cuello de botella de nuestra propia empresa, así como el motivo de la reducción de eficiencia y la puesta en riesgo de objetivos.
De allí surge la importancia de delegar y encontrar las maneras correctas de hacerlo. Tal como expresó Ernest Hemingway: “La mejor manera de saber si puedes confiar en alguien es confiando en él”.
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