Factura digital: cómo aprovecharla para aumentar la eficiencia financiera

Por Equipo Santander Post | 16-07-2021 | 6 min de lectura

La nueva herramienta soluciona viejos problemas pero trae otros: cuáles son y cómo solucionarlos.

La implementación de la factura electrónica data del año 2008, con una de las primeras resoluciones -la RG 2485/2008- que estableció el uso de este tipo de documento para algunas actividades. “Su utilización se generalizó en el 2015, año en el que se estableció la obligatoriedad del uso de la factura electrónica para gran parte del universo de contribuyentes”, precisa Esteban Boeri, Director de la consultora estratégica para Pymes Be – Consulting, en conversación con POST.

La pandemia aceleró la transformación digital. Esto se notó en el crecimiento exponencial que tuvieron las compras a través de internet. Según la Cámara Argentina de Comercio Electrónico (CACE), la facturación del comercio electrónico en Argentina registró un incremento del 124% el año pasado respecto de 2019.

“La factura electrónica ya era obligatoria en Argentina. Lo que sin lugar a dudas aceleró la pandemia fue el proceso de transformación digital y la temprana incorporación de la factura electrónica, una condición necesaria para llevar adelante este proceso”, comenta el especialista.

La factura digital es una herramienta que está al alcance de cualquier contribuyente, desde los más grandes hasta los más pequeños. Desde el estudio contable Di Tullo & Asociados entienden que la implementación masiva de la factura electrónica “cambió radicalmente los hábitos de los clientes respecto a la recepción de este tipo de comprobantes”.

“Podemos decir que el cliente dejó de preocuparse respecto a dónde dejó o qué hizo con un comprobante recibido. El archivo de los comprobantes electrónicos se refleja en un proceso mucho más simple”, completa Darío Di Tullo.

Las ventajas claves

A esto último, se suman a otras ventajas que aporta la factura electrónica y que también enumeraron desde el estudio:

  1. Reducción de los costos de facturación en lo que tiene que ver con los gastos de papelería, impresión y archivo de los comprobantes físicos tradicionales.
  2. Seguridad y rapidez en la emisión de los comprobantes.
  3. Simplificación del proceso de puesta a disposición del comprobante para con el cliente.
  4. Mayor control documental de los comprobantes emitidos por la organización.

Sin embargo, también emergen nuevos problemas que pueden complicar la gestión de este tipo de documento. “Hoy no hay una única modalidad de envío definida para las facturas digitales, por lo cual el comprobante puede ser recibido a través de distintas vías (portal de ventas, correo electrónico, WhatsApp). Esto lleva a tener que buscarlo a través de dichas plataformas”, agrega Darío Di Tullo.

“Lo que solemos recomendar a nuestros clientes es que creen procedimientos administrativos para el pago a proveedores y que, para ello, creen una única cuenta de email exclusiva para la recepción de los comprobantes electrónicos y, a partir de allí, se comience con el procedimiento de cancelación de cada una de las facturas recibidas”, ilustra el licenciado.

La respuesta está en la automatización

En  BE – Consulting explican que para lograr una buena administración de las facturas electrónicas es conveniente “automatizar y hacer más eficiente” los procesos administrativos a través de la Automatización Robótica de Procesos (RPA).

“Nuestro objetivo con la incorporación de RPA es aumentar la eficiencia en las Pymes, buscando automatizar procesos repetitivos para que la organización pueda orientar esos recursos humanos a tareas que le generen mayor valor agregado a la organización”, profundiza Esteban Boeri. El experto  sintetizó algunas ventajas que da el RPA, las cuales permiten hacer un uso más eficiente de la factura electrónica: 

  1. Abrir mails de proveedores o clientes, leer facturas digitales adjuntas y obtener información para luego actualizar el sistema contable de la Pyme.
  2. El tiempo de proceso es menor y el margen de error tiende a nulo.
  3. Su tiempo de implementación es relativamente corto y tiene una complejidad baja, lo que permite que el retorno de la inversión en esta tecnología se pueda recuperar en el corto plazo.

Factura de crédito electrónica

Dentro de este mundo digital, también se encuentran las denominadas Factura de Crédito Electrónica (FCE). Su objetivo principal es el impulso al financiamiento de las micro, pequeñas y medianas empresas. ¿Cómo? A través del desarrollo de un mecanismo que mejore las condiciones de cobro y financiación de dichas empresas y les permita aumentar su productividad mediante el cobro anticipado de los créditos y de los documentos por cobrar emitidos a sus clientes y/o deudores con los que hubieran celebrado una venta de bienes, locación de cosas muebles u obras o prestación de servicios a plazo.

Las entidades bancarias, en su proceso de digitalización, facilitan y promueven la instrumentación de la factura de crédito electrónica. Santander, desde su Online Banking Empresas (OBE), por ejemplo, permite acceder al mismo y aporta beneficios de todo tipo. Sebastián Lucas Duhourq, líder de Proyecto y Desarrollo de productos empresas en Santander remarca que desde el nuevo OBE e ingresando en el menú de “CUENTAS / Factura de crédito electrónica” los clientes pueden:

  • Consultar sus FCE pendientes de cobro (si es el emisor) o pago (si es el deudor)
  • Consultar sus FCE pagas e impagas
  • Asignar o modificar la CBU de cobro o pago de una o más FCE hasta el mismo día de su vencimiento
  • El deudor puede solicitar la devolución de las FCE que figuren impagas o pendientes de pago, y por las que haya acordado otra forma de pago con el emisor.

Las FCE las emite en AFIP una Mipyme proveedora (emisor de FCE) de una gran empresa y luego las acepta esa gran empresa (deudor de FCE) también en AFIP dentro de los 30 días de recibida. Sólo luego de esa aceptación se conforma la FCE y es a partir de esa instancia en la que se puede consultar y gestionar a través del homebanking. 

“El día del vencimiento se produce el pago de la FCE a través de un DEBIN que genera COELSA sobre la cuenta de pago informada por el deudor y que se acredita en la cuenta de cobro informada por el emisor. Por eso es fundamental que nuestros clientes informen estos datos cuando emiten y aceptan las FCE en AFIP. Y si no lo hacen, tienen tiempo hasta el mismo día de su vencimiento para informarla a través de nuestro homebanking”, detalla Duhourq.

Por otro lado, desde Santander trabajan en la operatoria de descuento para las pymes para poder ofrecer una nueva alternativa de compensación por homebanking. “Como la operatoria de FCE es sin recurso de la Mipyme emisora, esto implica que el descuento de una FCE consume línea de crédito del deudor (la gran empresa pagadora). Por eso, sólo podremos avanzar en el descuento de las FCE en las que el deudor sea cliente del banco, tenga línea de crédito disponible y además tenga un convenio de pago a sus proveedores con FCE (es decir que las acepte en AFIP)”, explica. 

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