La inteligencia artificial (IA) es cada vez más útil a la hora de planear y gestionar proyectos. Gracias a su inmensa versatilidad es posible utilizarla en varias instancias del proceso creativo, tomándola como un aliado a la hora de tomar decisiones, prever riesgos, y organizar tiempos.
La inteligencia artificial cada vez está más presente en la vida de los humanos, tanto en la laboral como en la personal. Sin embargo, y aunque haya marcado grandes diferencias en la manera en la que mucha gente se desempeña en sus trabajos, el mundo empresarial ha logrado encontrar un gran aliado para gestionar y optimizar sus proyectos.
Las funciones que pueden cumplir las IA a la hora de ser de ayuda para la optimización de proyectos son muchas y muy variadas: desde su capacidad de procesar grandes niveles de información en tiempos muy reducidos, hasta la pura creación de contenido siguiendo pautas claras. El abanico de opciones es enorme y, sin dudas, puede adaptarse a cualquier proyecto en el que se intente aplicar.
Las distintas inteligencias artificiales tienen además la posibilidad -cada vez más mejorada- de comprender y aplicar patrones de aprendizaje que es muy útil a la hora de la toma de decisiones en el ambiente laboral. Esto se vuelve de gran ayuda para elegir qué es lo mejor para el negocio y para evitar potenciales problemas que podrían aparecer (siempre, por supuesto, rigiéndose bajo parámetros éticos).
En diálogo con POST, Bianco Marini, diseñador y CEO en Cien Paisajes, agencia de marketing y diseño gráfico y web, se refiere a la gran lista de posibilidades que ofrece la inteligencia artificial a la hora de delegar las tareas.
“Cada vez que se da inicio a un proyecto nuevo, necesitamos investigar, leer documentación, buscar inspiración, tendencias, entre otras cosas. Al recabar información de manera muy rápida y ofrecer análisis, la IA es la perfecta aliada para automatizar pasos, hacer un brainstorming muy nutrido de conceptos, optimizar el trabajo mecánico y repetitivo, y hasta ofrecer un esquema de organización”, explica el experto, y asegura que la IA “puede aplicarse en casi todas las etapas de un proyecto”.
Herramientas de IA: ¿cuáles elegir?
Marini define la inteligencia artificial como “un investigador veloz y eficiente con la capacidad de procesar información en muy poco tiempo”. De acuerdo con el diseñador, estas cualidades son las que permiten a los trabajadores eliminar “el trabajo mecánico o tedioso que nos quita tiempo físico para leer, procesar, investigar, o pensar algo”.
Sin embargo, no deja de mencionar que “lógicamente la IA no piensa por nosotros, pero nosotros debemos pensar cómo alimentarla para que nos arroje resultados que podamos trabajar luego a nuestro favor. “
Aquí hay un factor muy importante a tener en cuenta: para lograr un correcto uso de la inteligencia artificial que nos permita realmente ganar tiempo y recuperar recursos, hay que saber qué tipo de asistente necesitamos para cada una de las tareas a optimizar. Conocer el terreno es el punto central de esta nueva forma de trabajo y de donde parten las bases para que todo fluya.
Si bien la oferta que hay en este momento es muy grande y abarcativa, con solo conocer algunas de las opciones disponibles es mucho más fácil entender el panorama. Algunas de las tareas que podemos optimizar mediante la implementación de IA son:
- Automatización de tareas. Existe un sinfín de tareas que pueden ser automatizadas mediante la implementación de la inteligencia artificial, y cada una de ellas en general es particular de cada rubro. Sin embargo, en cuestiones generales, tareas sencillas como gestión de documentos o seguimiento de proyectos pueden ser delegadas a asistentes virtuales como Forecast.
- Generación de contenido. Una vez más, es muy importante recordar que de ninguna manera las herramientas de inteligencia artificial podrían suplantar al cerebro humano a la hora de generar contenido creativo. Sin embargo, lo cierto es que mediante el uso de chatbots de redacción como ChatGPT o Jasper Chat es posible por lo menos comenzar a diagramar ideas que luego se convertirán en el trabajo final.
- Planificación. Algunas herramientas de IA son ideales para ser aplicadas al comienzo de los proyectos, cuando todo se trata de planificación, estimación de costos, y repartición de tareas. La herramienta Resource Management de Smartsheet, por ejemplo, es muy útil al momento de elaborar presupuestos y tiempos de ejecución basándose en modelos de proyecto similares ejecutados en el pasado.
- Administración de personal. Es posible gestionar la administración de tareas y de roles de las personas implicadas en cada proyecto mediante el uso de herramientas de inteligencia artificial que, tomando una serie de datos de cada uno, elige cuál es la mejor forma de repartirlo para lograr procesos claros y prolijos.
Alejandro Pérez, Founder en CEOLEVEL, comenta a POST que la inteligencia artificial es también un gran aliado al momento de prever posibles complicaciones en los proyectos. “Su capacidad para predecir obstáculos y riesgos en los proyectos nos ayuda a tomar medidas de manera mucho más eficiente”.
Empresas e inteligencia artificial, aliados necesarios
Pérez se refiere a este tema con determinación, considerando que es el momento clave para que las empresas hagan de la inteligencia artificial un aliado con la intención de llevar su potencial al máximo. “Creo firmemente que las empresas deberían adoptar la inteligencia artificial como una herramienta clave en sus procesos de mejora. Al implementarla, las empresas proporcionan a sus empleados un entorno enriquecedor donde puede destacar en tareas de mayor impacto, mientras que la misma se encarga de las tareas monótonas”, argumenta.
Lo cierto es que habiendo tanta oferta de herramientas que pueden ser de ayuda al momento de delegar tareas monótonas, repetitivas, o sumamente largas, las empresas podrían encontrar aquí una solución al burn-out de sus empleados, dejándolos con la chance de explotar más sus habilidades creativas.
De acuerdo con el especialista, al confiar en la IA para encargarse de tareas rutinarias, “estamos fomentando el desarrollo de la creatividad al disponer de más espacio y recursos para explorar nuevas ideas y enfoques innovadores”.
Además, sostiene que actualmente, gracias a la inteligencia artificial, “un solo profesional puede realizar tareas que antes requerían la participación de dos o tres personas”. Este punto no es menor, ya que la nueva disposición de las tareas permite explotar los recursos humanos de mejor manera, dejando que cada individuo logre llegar a su máximo potencial y realice la tarea que realmente compete a su campo de especialidad.
Marini ofrece también destaca que al sacar del medio lo repetitivo, “se libera el terreno para sumar el valor agregado que solo un ser humano puede brindar. Es lo que siempre buscamos y nunca tenemos tiempo de hacer. Creo que es el momento de aprovechar el tiempo que nos regala la IA”.
En conclusión, podría establecerse que, mediante la prolija combinación de las herramientas tecnológicas con las habilidades humanas es cada vez más factible avanzar con los proyectos de manera optimizada y organizada, alcanzando mayor rapidez y mejor aprovechamiento de los recursos.
La generación de contenido, la delegación de tareas, la administración del personal, y la previsión de obstáculos, son solo algunas de las cosas que hoy podemos delegar en la IA para potenciar los procesos creativos de los trabajadores y de la empresa en general.
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